Pilotierung
Wie ein Pilot aussieht, der eine Entscheidung trägt: Vorgang, Messgrößen, Dauer, Abbruchkriterien.
Der Vorgang
- Kommt mindestens wöchentlich vor, besser täglich.
- Hat ein Ergebnis, das sich eindeutig prüfen lässt.
- Enthält keine oder wenige personenbezogene Daten.
- Hat eine benannte verantwortliche Person.
- Es gibt einen Vergleichswert von heute, wenigstens grob erhoben.
Fehlt einer dieser fünf Punkte, ist es kein guter erster Vorgang. Der häufigste Fehler betrifft den ersten: Ein interessanter, aber seltener Vorgang liefert nach acht Wochen zwölf Fälle und damit keine Entscheidungsgrundlage.
Die zwei Messgrößen
Eine für Zeit oder Menge, eine für Qualität. Beide vor dem Start erhoben.
| Beispiel | Zeitgröße | Qualitätsgröße |
|---|---|---|
| Belegerfassung | Minuten je Beleg | Anteil korrekt erfasster Pflichtfelder |
| Ticketeinordnung | Minuten bis Zuweisung | Anteil richtig zugewiesener Tickets |
| Angebotsentwurf | Minuten bis versandfertig | Anteil unveränderter Entwürfe |
| Aktenzusammenfassung | Minuten je Akte | Anteil geänderter Absätze |
Der Ablauf
- 01
Woche 0: Ausgangswert erheben
Zwanzig Vorgänge nach dem heutigen Verfahren messen. Ohne diese Zahlen gibt es später keinen Vergleich.
- 02
Woche 1 bis 2: Einrichten und begleiten
Alles wird geprüft. Aus dieser Phase entstehen die Korrekturen, die die Güte messbar machen.
- 03
Woche 3 bis 8: Betrieb mit Stichprobe
Prüfquote nach Fehlerrate senken. Fehler und Korrekturen laufend erfassen.
- 04
Woche 9: Auswerten und entscheiden
Ausweiten, fortführen mit Auflagen oder beenden. Mit Begründung, dokumentiert.
Abbruchkriterien, vorher festgelegt
- Die Qualitätsgröße bleibt unter dem heutigen Verfahren.
- Der Prüfaufwand übersteigt die eingesparte Zeit.
- Ein Fehler tritt auf, der nicht bemerkt worden wäre und teuer war.
- Die beteiligten Personen benutzen es nach vier Wochen nicht mehr.
Die letzte Zeile ist die aussagekräftigste und wird selten gemessen. Ein Werkzeug, das freiwillig nicht benutzt wird, hat den Vorgang nicht getroffen.
Was am Ende dokumentiert wird
| Angabe | Warum |
|---|---|
| Vorgang und Abgrenzung | Was genau erprobt wurde |
| Ausgangswerte mit Erhebungsdatum | Die Vergleichsgrundlage |
| Ergebnisse mit Anzahl der Fälle | Ohne Fallzahl keine Aussage |
| Aufgetretene Fehler, mit Beispielen | Die wertvollste Erkenntnis |
| Aufwand für Einrichtung und Prüfung | Für die Wirtschaftlichkeitsrechnung |
| Entscheidung und Begründung | Auch wenn sie „beenden“ lautet |
Der vierte Punkt fehlt in den meisten Pilotberichten und ist der einzige, aus dem sich für den nächsten Vorgang etwas lernen lässt.
Das Pilotprotokoll
KOSTENLOSES KONTO
Pilotprotokoll über acht Wochen
Ein Protokoll mit Ausgangswerten, Wochenerhebung und dem Auswertungsbogen, der die Entscheidung trägt.
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