Einkauf und Beschaffung
Angebote vergleichen, Lieferantenunterlagen prüfen, Bedarfe bündeln: wo KI im Einkauf Zeit spart und wo die Entscheidung beim Menschen bleiben muss.
Worum es geht
Im Einkauf laufen Unterlagen in jedem denkbaren Format zusammen: PDF-Angebote, Preislisten in Tabellen, technische Datenblätter, Rahmenverträge. Der Aufwand liegt darin, daraus etwas Vergleichbares zu machen.
Was gut funktioniert
| Vorgang | Nutzen |
|---|---|
| Angebote in eine gemeinsame Tabelle bringen | sehr hoch |
| Abweichungen gegen die Ausschreibung finden | hoch |
| Lieferantenselbstauskünfte auswerten | hoch |
| Vertragsklauseln gegen den eigenen Standard prüfen | hoch |
| Bedarfsmeldungen bündeln und klassifizieren | mittel |
| Preisentwicklung vorhersagen | gering, ohne eigene Zeitreihe wertlos |
Einführung
- 01
Eine Warengruppe, ein Format
Beginnen Sie mit einer Warengruppe, in der Angebote regelmäßig eingehen. Ein Vorgang mit zwanzig Wiederholungen im Quartal liefert die Datenbasis für die Entscheidung.
- 02
Zielfelder festlegen
Welche zwölf bis zwanzig Felder braucht die Vergleichstabelle wirklich? Diese Liste vorher zu schreiben verhindert eine Extraktion, die alles liefert und nichts trägt.
- 03
Rückverfolgung einbauen
Jede extrahierte Angabe mit Seitenzahl und Fundstelle. Ohne das ist die Prüfung teurer als die Extraktion gespart hat.
- 04
Prüfquote festlegen und senken
Anfangs alles prüfen, nach vier Wochen auf Stichprobe umstellen, wenn die Fehlerquote es trägt.
- Beträge und Mengen immer gegen die Fundstelle prüfen, nicht gegen die Plausibilität.
- Angebotsunterlagen enthalten Geschäftsgeheimnisse Dritter; vor der Verarbeitung die vertragliche Lage klären.
- Bei öffentlicher Vergabe: die Entscheidung und ihre Begründung entstehen ohne KI-Beteiligung.
- Eine Vergleichstabelle ist ein Zwischenergebnis, kein Vergabevorschlag.
Datenfluss und Rechtsgrundlage
Angebot (PDF)
→ OCR mit Koordinaten, siehe /de/technik/ocr
→ Feldextraktion mit Fundstellenangabe
→ Prüfsummen und Konsistenzregeln (Netto + Steuer = Brutto)
→ Vergleichstabelle mit Herkunftsangabe je Zelle
→ Bewertung durch den Einkauf, dokumentiert
Rechtsgrundlage. Für Angebotsdaten juristischer Personen greift die DSGVO nicht, wohl aber für die darin enthaltenen Ansprechpartner. Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO trägt die Verarbeitung; entscheidend ist die Zweckbindung und die Löschung nach Abschluss des Verfahrens.
Geschäftsgeheimnisse. Angebotsunterlagen unterliegen regelmäßig dem Schutz nach der Geschäftsgeheimnis-Richtlinie und ihren nationalen Umsetzungen. Die Weitergabe an einen Verarbeiter braucht eine Grundlage in der Ausschreibung oder im Vertrag, und ein Ausschluss der Nutzung zu Trainingszwecken ist keine Verhandlungsposition, sondern Voraussetzung.
Öffentliche Vergabe
- Die Wertung erfolgt nach den in der Bekanntmachung genannten Kriterien, durch Menschen, nachvollziehbar dokumentiert.
- Eine KI-gestützte Aufbereitung ist zulässig, muss aber im Vergabevermerk benannt werden.
- Bieter haben ein Recht auf Begründung. „Das System hat so bewertet" trägt nicht.
- Gleichbehandlung: Ein Verfahren, das strukturierte Angebote besser verarbeitet als unstrukturierte, benachteiligt systematisch. Das ist zu prüfen und zu dokumentieren.
Messgrößen
| Größe | Ausgangswert erheben |
|---|---|
| Zeit von Angebotseingang bis Vergleichstabelle | über zwanzig Vorgänge |
| Anteil korrekt extrahierter Pflichtfelder | Stichprobe von 50 Angeboten |
| Anteil der Zellen, die nachgebessert wurden | laufend |
| Durchlaufzeit des gesamten Verfahrens | vor und nach der Einführung |
Vorgangsauswahl für den Einkauf
KOSTENLOSES KONTO
Auswahlbogen und Vorlagen: den Einkauf
Ein Bogen, der aus den Vorgängen in den Einkauf den ersten auswählt, mit zwei geprüften Vorlagen und den Prüfschritten dazu.
Arbeitsblatt3 Elemente