Verwaltung und Assistenz
Post, Termine, Ablage, Formulare: die Vorgänge, in denen KI sofort spürbar entlastet, und die Regeln, die dabei gelten.
Worum es geht
| Vorgang | Nutzen | Automatisch? |
|---|---|---|
| Posteingang einordnen und weiterleiten | sehr hoch | ja |
| Dokumente in die Ablage einsortieren | hoch | ja, mit Prüfung |
| Termine vorschlagen und koordinieren | hoch | ja |
| Protokoll und Aktennotiz vorbereiten | hoch | nein, Entwurf |
| Formular vorausfüllen | mittel | nein, Entwurf |
| Frist erfassen | mittel | nein, Vier-Augen-Prinzip |
Ein guter erster Vorgang
Der Posteingang erfüllt alle Bedingungen: er kommt täglich, hat ein prüfbares Ergebnis, die richtige Zuordnung ist bekannt, und ein Fehler wird sofort bemerkt und ist billig zu korrigieren.
Einführung
- 01
Kategorien festlegen
Zehn bis zwanzig Zielkategorien, nicht mehr. Eine feinere Einteilung senkt die Trefferquote, ohne den Nutzen zu erhöhen.
- 02
Zwei Wochen mitlaufen lassen
Das System schlägt vor, die Assistenz entscheidet. Aus dieser Phase entstehen die Korrekturen, die die Güte messbar machen.
- 03
Schwelle setzen
Oberhalb einer Sicherheitsschwelle automatisch, darunter zur Prüfung. Der Schwellwert kommt aus den Korrekturen, nicht aus dem Handbuch.
- 04
Ausnahmen benennen
Bestimmte Absender oder Betreffzeilen gehen immer an einen Menschen, unabhängig von der Sicherheit.
- Personalunterlagen, Krankmeldungen und Betriebsratspost aus der Automatisierung ausnehmen.
- Weiterleitungsregeln versionieren; sie sind eine Verarbeitungsregel, keine Einstellung.
- Die Korrekturquote je Kategorie führen, nicht als Gesamtwert.
Der datenschutzrechtliche Punkt
Ein Posteingang ist keine harmlose Datenkategorie. Er enthält regelmäßig:
- Gesundheitsdaten in Krankmeldungen und Attesten, Art. 9 DSGVO.
- Daten zur Gewerkschaftszugehörigkeit in Betriebsratskorrespondenz.
- Bewerbungsunterlagen mit umfangreichen Angaben.
- Anwaltspost, die dem Schutz der Verschwiegenheit unterliegt.
Eine Klassifikation, die alle eingehenden Dokumente durch ein System schickt, verarbeitet all das mit. Die Konsequenz ist nicht, darauf zu verzichten, sondern Ausnahmen technisch zu setzen: bestimmte Absender und Postfächer laufen an der Verarbeitung vorbei.
Rechtsgrundlage und Aufbewahrung
| Vorgang | Rechtsgrundlage | Löschfrist |
|---|---|---|
| Einordnen von Geschäftspost | Art. 6 Abs. 1 lit. f | mit dem Vorgang |
| Ablage von Vertragsunterlagen | Art. 6 Abs. 1 lit. b | handelsrechtlich |
| Terminkoordination | Art. 6 Abs. 1 lit. f | kurz, wenige Monate |
| Aktennotiz aus Besprechung | Art. 6 Abs. 1 lit. f, Mitbestimmung prüfen | mit dem Vorgang |
Die Klassifikation selbst erzeugt Metadaten, die eine eigene Aufbewahrung haben: Wer hat wann welches Dokument an wen weitergeleitet. Diese Metadaten sind für eine Leistungskontrolle geeignet und gehören deshalb ausdrücklich geregelt.
Nachweis
Für jede automatische Weiterleitung: Zeitpunkt, Kategorie, Konfidenz, Regelversion, Empfänger. Das reicht, um später zu belegen, warum ein Dokument irgendwo gelandet ist, und es reicht, um eine fehlgeleitete Zustellung zu rekonstruieren, was der praktisch häufigste Anlass ist.
Vorgangsauswahl für die Verwaltung
KOSTENLOSES KONTO
Auswahlbogen und Vorlagen: die Verwaltung
Ein Bogen, der aus den Vorgängen in die Verwaltung den ersten auswählt, mit zwei geprüften Vorlagen und den Prüfschritten dazu.
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